Répondre à un appel d'offres audiovisuel
Ce guide s'adresse aux prestataires de son, de lumière, de vidéo et de captation qui répondent à un marché public pour la première fois, ou qui veulent moins d'offres écartées. Il suit l'ordre réel du travail : lire le dossier, réunir les pièces, construire le prix, déposer, puis suivre la décision.
Avant de répondre : lire le dossier de consultation
Le dossier de consultation des entreprises (DCE) se télécharge sur le profil d'acheteur indiqué dans l'avis. Commencez par le règlement de la consultation : il donne la date limite, les pièces exigées, les critères de jugement et leur pondération, l'allotissement et la possibilité ou non de proposer des variantes.
Lisez ensuite le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), qui fixe les délais, les pénalités, les conditions de paiement et la durée du marché, puis le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), qui décrit le besoin. Terminez par le cadre de prix. Notez au fur et à mesure les points obscurs : ils feront vos questions à l'acheteur.
Inscrivez-vous sur la consultation plutôt que de télécharger le dossier sans vous identifier. Vous recevrez ainsi les réponses aux questions des autres candidats et les modifications du dossier.
Les pièces à fournir
La réponse comporte deux parties. La candidature montre que vous pouvez exécuter le marché : identité de l'entreprise, chiffre d'affaires, références, moyens. Elle se fait avec les formulaires DC1 et DC2 ou avec le document unique de marché européen (DUME), que l'acheteur est tenu d'accepter.
L'offre décrit ce que vous proposez : le mémoire technique, le cadre de prix rempli et, quand le règlement le demande, un acte d'engagement, des fiches techniques ou un planning. Les attestations fiscales et sociales ne sont en général exigées que du candidat retenu, avant la signature.
Respectez la liste du règlement à la lettre. Une pièce manquante dans la candidature peut parfois être régularisée à la demande de l'acheteur ; une offre incomplète, beaucoup plus rarement.
Le prix : bordereau, détail estimatif, forfait
Le bordereau des prix unitaires (BPU) donne un prix par article ou par prestation. Il sert surtout aux accords-cadres à bons de commande, où les quantités ne sont pas connues à l'avance : chaque commande sera payée aux prix du bordereau.
Le détail quantitatif estimatif (DQE) applique ces prix unitaires à des quantités fictives fixées par l'acheteur. C'est souvent le total du DQE qui est noté au critère prix : vérifiez qu'il reprend exactement les prix du bordereau.
La décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) détaille un prix global, par exemple pour l'équipement complet d'une salle. Une erreur de quantité y reste à votre charge : recalculez les quantités à partir des plans et du CCTP plutôt que de recopier celles du modèle.
Les erreurs qui éliminent une offre
Le dépôt après la date limite est sans appel, même de quelques minutes. Déposez la veille, et testez la plateforme et votre certificat de signature si la signature électronique est demandée.
Une offre est aussi écartée si elle ne respecte pas une exigence du CCTP présentée comme minimale, si le cadre de prix est modifié, si une variante est proposée alors que le règlement ne l'autorise pas, ou si le prix paraît anormalement bas sans justification convaincante.
Enfin, un mémoire technique générique perd des points sur le critère technique, souvent le plus lourd : il doit répondre au CCTP de ce marché-là.
Après le dépôt
L'acheteur peut vous demander de préciser votre offre, de compléter votre candidature ou, si le règlement le prévoit, de négocier. Répondez dans le délai indiqué.
Si votre offre n'est pas retenue, l'acheteur vous en informe. Vous pouvez demander les motifs du rejet et les caractéristiques de l'offre retenue. Pour les procédures formalisées, la signature du marché n'intervient pas avant un délai minimal après l'envoi de cette décision : c'est la période pendant laquelle un candidat évincé peut contester la procédure devant le juge.
Gardez la trace de la date de fin du marché attribué. Le même besoin reviendra à son échéance, et c'est le moment de vous présenter.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour répondre à un appel d'offres ?
Le délai de réponse est fixé par l'acheteur et figure dans l'avis : souvent quelques semaines, parfois moins pour un marché à procédure adaptée. Comptez une à plusieurs journées de travail selon la taille du dossier, surtout pour le mémoire technique et le prix.
Peut-on répondre à un seul lot d'un marché alloti ?
Oui. Sauf limite fixée par le règlement de la consultation, vous pouvez répondre à un seul lot, à plusieurs ou à tous. Le règlement peut limiter le nombre de lots attribués à un même candidat.
Que faire si l'offre est rejetée ?
Demandez par écrit les motifs du rejet et les caractéristiques de l'offre retenue. Ces informations servent à améliorer la prochaine réponse. Si vous estimez la procédure irrégulière, les recours ont des délais courts : faites-vous conseiller rapidement.